Fem fält ni behöver spara för varje samtycke. De flesta sparar två
Namn och e-postadress räcker för att skicka. De räcker inte för att styrka att personen faktiskt sagt ja.
Spårbarhet
5 fält
Skillnaden mellan att kunna skicka och att kunna svara
En kunddatabas byggs för att skicka. Därför sparas det som behövs för att skicka. Namn, adress, telefonnummer.
Den dagen någon ifrågasätter ett utskick behövs något annat. Då ska ni kunna visa hur personen hamnade i listan.
Det är två olika krav på samma post. Det första är enkelt. Det andra kräver att ni sparade rätt saker vid insamlingen.
I efterhand går det inte att laga. Antingen loggades uppgifterna när personen registrerade sig, eller så finns de inte.
De fem fälten
Källa. Vilken sida, vilket formulär eller vilken kampanj personen kom ifrån. Utan källa går det inte att visa vilka villkor som gällde.
Tidpunkt. Datum och klockslag för registreringen. Det knyter samtycket till en viss version av villkorstexten.
Innehållet i fälten. Vad personen faktiskt fyllde i. Det visar att registreringen var komplett och gjord av någon som läste frågorna.
Kryssade samtyckesrutor. Vilka kanaler samtycket omfattar. E-post, SMS och telefon är olika saker och behöver hanteras var för sig.
Tekniskt spår, exempelvis IP-adress. Det styrker att registreringen kom från en verklig slutanvändare och inte från en maskin.
Spara uppgifterna i minst två år. Då kan samtycket styrkas i efterhand, både inför tillsynsmyndighet och inför personen själv.
Varför kanalvis samtycke är den vanligaste bristen
Många sparar ett enda ja. Sedan används det för allt.
Det håller inte. Samtycke till nyhetsbrev är inte samtycke till säljsamtal.
För telefon finns dessutom en särskild ordning. Den som spärrat sitt nummer i NIX-Telefon anses ha motsatt sig telefonmarknadsföring. Två undantag finns. Det ena är etablerad kundrelation, som normalt anses gälla upp till tolv månader efter att avtalsförpliktelserna fullgjorts. Det andra är uttryckligt samtycke från konsumenten.
Ett uttryckligt samtycke till telefonkontakt är alltså värt mycket. Men bara om ni kan visa att det gavs, och att det gällde just telefon.
Har ni ett samlat ja utan kanaluppdelning har ni i praktiken inget av de två.
Räkneexempel, använd era egna tal
Det här är ett räkneexempel med påhittade tal. Räkna om det med era egna.
Anta att ni har 150 000 kontakter. Anta att alla har ett ja i databasen.
Anta att ni kan visa källa och tidpunkt för 60 procent. Det ger 90 000 poster med grundläggande spårbarhet.
Anta att ni kan visa kanalvis samtycke för 30 procent. Det ger 45 000 poster ni kan ringa med trygghet.
Skillnaden mellan 150 000 och 45 000 är inte en administrativ detalj. Det är skillnaden mellan den lista ni tror att ni har och den ni faktiskt kan använda.
Gör om uträkningen med era egna tal. Andelen blir sannolikt en annan. Frågan är densamma.
Det svåra är att laga insamlingen medan den pågår
De fem fälten är inte svåra att förstå. De är svåra att införa i efterhand.
Uppgifterna samlas in på många ställen. Sajten, kassan, appen, tävlingar, partnersamarbeten. Varje ställe har sin egen historia och sin egen ansvarig.
Att gå igenom alla källor tar veckor. Under tiden fortsätter insamlingen som förut och lägger till nya poster med samma brist.
De flesta börjar med den största källan och stannar där. Resten skjuts upp till nästa kvartal. Sedan kommer en lansering och frågan glider bort.
Det saknas sällan kunskap i de här bolagen. Det saknas någon som håller kvar arbetet tills varje källa är genomgången, även när ingenting brinner.
Vad varje månad av väntan kostar
Varje månad utan spårbarhet gör den otillräckliga delen av databasen större.
Anta att ni samlar in 2 000 kontakter i månaden. Efter sex månader har ni 12 000 nya poster med samma brist. De behöver antingen rensas eller samlas in på nytt.
Det finns också en kostnad i tempo. Så länge ni är osäkra ringer ni färre samtal och skickar färre utskick än ni har rätt till. Den försiktigheten kostar försäljning varje månad.
Gör den här mätningen den här veckan
Ta fram en post ur databasen. Vilken som helst.
Försök visa alla fem fälten för den personen. Källa, tidpunkt, fältinnehåll, kryssade rutor, tekniskt spår.
Gör sedan om samma sak för en post som kom från en annan källa än den första. Skillnaden mellan de två svaren talar om var ert arbete ska börja.